رضا تربتی مسئول روابطعمومی ادارهکل میراثفرهنگی استان مرکزی در یادداشتی نوشت: ۲۷ اردیبهشت، روز ملی روابطعمومی و ارتباطات، تنها یک مناسبت تقویمی نیست؛ فرصتی است برای آنکه سازمانها در آیینه افکار عمومی تصویر واقعی خود را ببینند و نقش حیاتی روابطعمومی را در شکلدهی این تصویر مرور کنند روابطعمومی امروز، نه صرفاً «خبرنویس» و «مراسمبرگزارکن» بلکه «معمار اعتماد» و «متعادلکننده» ارتباط میان سازمان و مخاطبان است نقشی که هر روز با پیچیدهتر شدن فضای رسانهای و ارتباطی اهمیت آن دوچندان میشود.
روابطعمومی در دنیای امروز، دیگر یک واحد حاشیهای یا تشریفاتی در ساختار سازمانی نیست، بلکه بهعنوان قلب تپنده ارتباطات در خط مقدم تعامل با ذینفعان قرار دارد. روز ۲۷ اردیبهشت بهانهای است تا بار دیگر به این پرسش کلیدی بیندیشیم که: اگر روابطعمومی نباشد پیام سازمان چگونه و با چه کیفیتی به مخاطب خواهد رسید و صدای مخاطبان چگونه به گوش مدیران خواهد رسید؟
در دنیایی که «اطلاعرسانی» و «اطلاعیابی» در کسری از ثانیه رخ میدهد و شبکههای اجتماعی مرز میان فرستنده و گیرنده پیام را از میان بردهاند روابطعمومی نقشی بهمراتب حساستر و پیچیدهتر یافته است. افکار عمومی دیگر تنها مصرفکننده پیام نیست بلکه خود تولیدکننده محتواست و هر کنش و تصمیم سازمان میتواند در کوتاهترین زمان ممکن با واکنش گسترده مخاطبان مواجه شود. در چنین فضایی، روابطعمومی نهفقط باید پیام را درست و بهموقع مخابره کند بلکه باید توان «شنیدن»، «تحلیل» و «مدیریت» بازخوردها را نیز داشته باشد.
روابطعمومی حرفهای، پلی است میان درون و بیرون سازمان، از یکسو دغدغهها اهداف و برنامههای مدیریت را به زبان قابل فهم برای مخاطبان ترجمه میکند و از سوی دیگر، مطالبات، انتظارات و نقدهای جامعه را به شکل منظم و مستند به مدیران منتقل میسازد. این دو سویه بودن ویژگی متمایز و حیاتی روابطعمومی است چرا که هرگاه این پل ارتباطی تنها در یک جهت فعال شود سوءتفاهم فاصله و بیاعتمادی شکل میگیرد.
امروزه روابطعمومی موفق، بر پایه سه اصل اساسی استوار است: شفافیت، پاسخگویی و استمرار ارتباط. شفافیت، یعنی بیان واقعیتها به دور از بزرگنمایی و پنهانکاری؛ پاسخگویی، یعنی پذیرش مسئولیت در قبال افکار عمومی و توضیح تصمیمات و اقدامات سازمان و استمرار ارتباط، یعنی آنکه تماس با مخاطب محدود به مناسبتها و بحرانها نباشد بلکه فرآیندی پیوسته و هدفمند تلقی شود. تجربه نشان داده است سازمانهایی که این سه اصل را جدی گرفتهاند حتی در شرایط بحرانی نیز موفقتر عمل کردهاند و توانستهاند سرمایه اجتماعی خود را حفظ یا ترمیم کنند.
در کنار این اصول، نباید از تحولاتی که در ابزارها و کانالهای ارتباطی رخ داده است غافل شد. روابطعمومی امروز، علاوه بر رسانههای سنتی مانند خبرگزاریها، روزنامهها و رسانههای دیداری و شنیداری، با طیف گستردهای از رسانههای نوین شامل شبکههای اجتماعی، وبسایتها و پیامرسانها مواجه است. مدیریت حضور سازمان در این فضاها نیازمند مهارتهای جدید، شناخت دقیق مخاطبان و تسلط بر فنون تولید محتوای متناسب با هر پلتفرم است. روابطعمومی دیگر تنها هنر نگارش یک خبر یا گزارش نیست هنر روایتگری چندرسانهای از متن و تصویر تا ویدئو و پادکست است.
از سوی دیگر سرمایه انسانی فعال در حوزه روابطعمومی بیش از هر زمان دیگری نیازمند حمایت توانمندسازی و بهروزرسانی دانش و مهارت خود است. کارشناسان و مدیران روابطعمومی، در معرض فشارهای زمانی، توقعات بالا و گاه تناقض میان خواستههای درونسازمانی و برونسازمانی قرار دارند. درک این واقعیت از سوی مدیران ارشد و برنامهریزی برای ارتقای جایگاه ساختاری روابطعمومی در سازمان، از الزامات دستیابی به یک روابطعمومی کارآمد و اثرگذار است. روابطعمومی زمانی میتواند نقش مشاور امین مدیریت و نماینده صادق مخاطبان را ایفا کند که بهعنوان بخشی از فرآیند تصمیمسازی و راهبردی، به رسمیت شناخته شود.
روز روابطعمومی و ارتباطات، فرصتی است برای قدردانی از تلاشهای همکارانی که شاید نامشان کمتر دیده و شنیده میشود اما اثر حضورشان در آرامش ذهنی مخاطبان، اعتماد افکار عمومی و ارتقای اعتبار سازمان بهخوبی مشهود است برنامهریزی و اجرای مراسم، مدیریت رویدادها، ارتباط با رسانهها، رصد و پایش اخبار، تهیه و انتشار محتوا، پاسخگویی به پرسشها و شکایات، و همراهی در مدیریت بحرانها تنها بخشی از مسئولیتهای گستردهای است که کارشناسان روابطعمومی هر روز بر عهده دارند.
در این میان نباید فراموش کرد که روابطعمومی تنها مخاطب بیرونی ندارد یکی از مهمترین مأموریتهای این حوزه، توجه به ارتباطات داخلی و ایجاد حس تعلق، انگیزه و همافزایی میان کارکنان است. انتقال شفاف اطلاعات، تبیین تصمیمات مدیریتی، معرفی دستاوردها و ایجاد بستر برای بیان نظرات و پیشنهادهای کارکنان از جمله اقداماتی است که میتواند به همگرایی درونسازمانی و تقویت فرهنگ سازمانی یاری رساند. روابطعمومی پویا سازمان را از درون منسجم و از بیرون قابل اعتماد میکند.
۲۷ اردیبهشت، یادآور این حقیقت است که روابطعمومی و ارتباطات، صرفاً یک «روز» در تقویم نیست بلکه «رویکردی» است در مدیریت سازمانها، رویکردی مبتنی بر احترام به افکار عمومی، پذیرش نقد، گفتوگوی مستمر و تلاش برای ایجاد و حفظ اعتماد. در جهانی که سرعت گردش اطلاعات و حساسیت افکار عمومی هر روز بیشتر میشود سازمانهایی موفقترند که روابطعمومی را شریک راهبردی خود بدانند نه واحدی تشریفاتی یا صرفاً اجرایی. این روز را میتوان نقطه آغاز نگاهی تازه به جایگاه روابطعمومی دانست نگاهی که در آن هر پیام، هر تصمیم و هر اقدام، با در نظر گرفتن تصویر سازمان در ذهن و دل مخاطبان طراحی و اجرا میشود امید است با تقویت زیرساختها، ارتقای مهارتها و حمایت همهجانبه از فعالان این عرصه شاهد نقشآفرینی هرچه پررنگتر روابطعمومی در مسیر توسعه سازمانها و افزایش سرمایه اجتماعی در سطح جامعه باشیم. در پایان، «روابطعمومی، تپش نامرئی اما ماندگار سازمانهاست»
انتهای پیام/
نظر شما